Práce s časem u prezentace (time management)

TIME MANAGEMENT ANEB JAK PRACOVAT S ČASEM

Time management neboli práce s časem je v dnešní uspěchané době velmi důležitá. Ač náš názor na situaci může být jakýkoli, nic nenaděláme s tím, že lidé se neustále za něčím ženou a pospíchají, a proto je velmi pravděpodobné, že hned po vaší prezentaci poběží za dalšími aktivitami. Jakmile budete přetahovat předem stanovený čas, začnou nervózně pokukovat po hodinkách a nebude to příjemné pro nikoho. Proto je dobré si čas důkladně promyslet, hlídat a dodržovat ho nejen v průběhu prezentace.

 

Celkový čas je základ

Než začnete s přípravou prezentace, ze všeho nejdůležitější je určit si časový rámec
a prostor, který pro prezentování budete mít. Může být několik variant, a to striktně daný čas (například připravte projev na 20 minut), předem dané minimum (připravte minimálně 5 minutovou prezentaci), předem dané maximum (připravte prezentaci maximálně na 20 minut), dané rozmezí (vaše prezentace bude mít délku 5 – 20 minut) nebo neomezený čas (připravte prezentaci dlouhou dle vašeho uvážení. Ve všech nějak daných případech se striktně držte toho, co po vás zadavatel chce. Nespoléhejte na to, že připravíte prezentaci kratší a nějak to na těch pět minut natáhnete. Stejně tak se snažte nepřesáhnout horní hranici. Pokud je čas zcela ve vaší režii, budete muset trochu více zapřemýšlet. Různá témata a publikum vyžadují rozdílné časové potřeby. Nikdy se ovšem nesnažte za každou cenu vytvořit co nejdelší prezentaci. Platí zlaté pravidlo, že málo je někdy více. Raději pár minut kvalitního projevu než tři hodiny mluvení o ničem.

 

Změřte si svůj proslov

Nestyďte se přeříkat si celou prezentaci doma a použít k tomu stopky. Většinou je naše vnímání času rozdílné, než skutečná realita, a možná budete překvapení, kolik času jste očekávali, a kolik času ve skutečnosti vaše řeč zabrala. Zde doporučujeme stopky postavit tak, abyste na ně neviděli. Mohlo by se pak snadno stát, že byste je celou dobu sledovali
a svou řeč jim přizpůsobovali. Pro získání co nejpřesnějšího výsledku celý proces zopakujte, klidně dvakrát nebo třikrát, a změřené časy zprůměrujte. Pokud uvidíte, že se téměř shodují, vypadá to, že i váš projevt je stabilní a hovoříte stále stejně.

 

Přestávky

Pokud plánujete delší prezentaci, zamyslete se nad tím, zda by nebylo vhodné divákům nechat malou pauzu na vydechnutí. Člověk se většinou dokáže intenzivně soustředit maximálně 45 minut v kuse, pak efektivita práce výrazně klesá. Přestávka může být buď v podobě odlehčené aktivity, anebo úplného volna. Každý se tak může projít, občerstvit se, dojít si pro kávu nebo na toaletu, a umožnit malý odpočinek mozku. Pokud zvolíte formu přestávky, ve které budou diváci opouštět místnost, nezapomeňte určit přesný čas, kdy se znovu sejdete a budete pokračovat. Každý totiž vnímá potřebu přestávky jinak, pro jednoho může krátká pauza na kávu značit deset minut, druhý si pod ní představí půl hodiny. V tomto si tedy udělejte jasno.

 

Udržujte publikum v přehledu

Není nic horšího než unavený divák, který tápe v proslovu a přemýšlí, za jak dlouho to asi skončí. Hned na začátku všem sdělte časový rámec dle vaší představy, a v průběhu dávejte malé indicie, podle kterých se budou moci osoby v publiku orientovat. Zmiňte například, že přestávka bude v polovině, nebo že po následujícím slidu nastane krátká pauza, či že do konce projevu zbývá zhruba deset minut. Diváci si tak zpracují svoji časovou představu a bude se jim lépe udržovat pozornost.

 

Nezbytný pomocník …

… na kterého byste neměli zapomenout. Řeč je samozřejmě o hodinkách. V dnešní době chytrých mobilních telefonů už jsme zvyklí, že nám řeknou všechno. Je ale minimálně nevhodné vytáhnout mobil několikrát během prezentace a koukat se, kolik je hodin. Stejně tak se může stát, že v místnosti, ve které budete prezentovat, nebudou žádné hodiny.
A pokud byste ztratili pojem o čase i vy, nebylo by to pro vaši prezentaci ani trochu dobré. Není nic snadnějšího, než na to myslet dopředu, vzít si s sebou hodinky a této nepříjemné situaci se vyhnout.

Důležité tedy je, abyste po celou dobu zůstali v obraze především vy, ale také vaši posluchači. Buďte upřímní, nelžete, že vše zvládnete do deseti minutek, když víte, že vám zbývá minimálně ještě hodina do konce, a snažte se dodržovat stanovený plán. Vaše publikum to ocení.